Institut for Arkitektur, Design og Medieteknologi (CREATE) på Aalborg Universitet søger en sekretariatschef, der kan tage et samlet ansvar for at udvikle og lede instituttets administration på tværs af Aalborg og København. Som en del af CREATE vil du være med til at arbejde for et bæredygtigt, levende og attraktivt samfund for alle. CREATEs mission er at bane vejen for nye teknologier og løsninger, der bidrager til at løse fremtidens samfundsudfordringer ved at skabe bæredygtige og attraktive måder at leve på.
Du får det overordnede ledelsesansvar for 37 medarbejdere og en central rolle i opbygningen af en ny administrativ organisering af ledelsessupporten på CREATE.
Stillingen er en fast fuldtidsstilling med tiltrædelse 1. august 2026 eller snarest herefter.
Dine arbejdsopgaver
Som sekretariatschef har du ansvaret for instituttets samlede administrative funktion og får en central rolle i at omsætte instituttets og fakultetets strategiske prioriteringer til velfungerende drift, tydelige processer og god ledelsesunderstøttelse. Du bliver en del af institutledelsen, refererer til institutlederen og fungerer som en tæt sparringspartner i både den daglige drift og den langsigtede udvikling af instituttet.
Du har i dag personaleansvar for 37 administrative medarbejdere, heraf 29 på City Campus i Aalborg og 8 på Campus i København. Sekretariatet dækker blandt andet studieadministration, forskningsstøtte, økonomi, HR- og procesopgaver, intern kommunikation, eksterne samarbejder og ledelsessupport. Sekretariatet er organiseret i flere underteams med delegeret ledelsesansvar, du vil dermed blive leder for ledere. Din opgave bliver at sikre klar opgave- og rollefordeling samt et velfungerende samspil mellem teams og resten af organisationen.
Sekretariatets primære funktion er at understøtte instituttets kerneforretning inden for forskning, undervisning og innovation i arkitektur, design og medieteknologi. I hverdagen har du fokus på at sikre en robust og sammenhængende drift, hvor de administrative funktioner spiller godt sammen. Du følger op på centrale økonomiske og administrative nøgletal, understøtter institutlederen med beslutningsgrundlag og ledelsesinformation og fungerer som bindeled til fakultet, fællesadministration og øvrige samarbejdspartnere.
AAU står over for en omorganisering af det administrative område, som får betydning for, hvordan administrative opgaver fremover organiseres på institutterne. Du får en væsentlig rolle i at opbygge og forankre den nye administrative organisering på CREATE, så den både understøtter instituttets faglige ambitioner og de fælles rammer på universitetet. Visionen er at opbygge en strategisk og udviklende ledelsesunderstøttende enhed.
Rollen rummer dermed en tydelig udviklingsdimension. I tæt dialog med institutledelsen forventes du at bidrage til, at ledelsesstøtten på CREATE bliver mere strategisk og fremadrettet, så sekretariatet både kan håndtere den daglige drift og understøtte instituttets langsigtede forsknings-, innovations- og uddannelsesstrategi.
Da sekretariatet er placeret i både Aalborg og København, har du et formelt ledelsesansvar på begge lokationer. Som udgangspunkt er tjenestested i Aalborg. Vi forventer, at du er til stede i København mindst 2 gange om måneden og dermed prioriterer synlig ledelse på tværs af lokationer.
Dine kompetencer
Du har dokumenteret erfaring fra en større, kompleks offentlig organisation og har arbejdet tæt på ledelsen med ansvar for drift, udvikling og personaleledelse i et administrativt miljø. Erfaring fra universitetssektoren eller en anden vidensorganisation er en fordel.
Som leder er du tydelig, struktureret og i stand til at skabe retning og fælles forståelse i en travl hverdag. Du arbejder strategisk med organisering og administrative processer og har samtidig blik for de detaljer, der skal være på plads for at sikre en velfungerende drift.
Du har gode samarbejdsevner og trives i en rolle med mange kontaktflader på tværs af faglige miljøer og organisatoriske niveauer. Du kan navigere i komplekse beslutningsrum og bidrage til konstruktive og transparente samarbejder.
Derudover er du nysgerrig på instituttets fagligheder inden for arkitektur, design og medieteknologi og har lyst til at forstå de behov, der præger forskere, undervisere og studerende. Du formulerer dig sikkert på dansk og kan kommunikere professionelt på engelsk i en international universitetskontekst.
Hvem er vi
Institut for Arkitektur, Design og Medieteknologi (CREATE) er et interdisciplinært institut på Aalborg Universitet med stærke fagmiljøer inden for arkitektur, urban design, industriel design og medieteknologi. Vi tilbyder uddannelser og bedriver forskning med tæt kontakt til samfund og praksis i samarbejde med en bred vifte af offentlige og private partnere.
Som sekretariatschef bliver du en del af et institut, hvor samarbejde, faglig nysgerrighed og udvikling fylder meget. Der er mulighed for fleksible arbejdsvilkår inden for de rammer, der gælder på Aalborg Universitet.
Som en del af AAU indgår du også i et fællesskab af sekretariatschefer og ledere på tværs af institutter og fakulteter med mulighed for erfaringsudveksling og faglig sparring.
Ansøgning
Din ansøgning skal indeholde følgende:
- Ansøgning, hvori du redegør for, hvilke faglige og personlige kompetencer samt erfaringer der gør dig særligt kvalificeret til stillingen
- CV
- Eksamensbevis
- Evt. relevante bilag
Du kan læse mere om krav til din ansøgning her.
Ansøgning sendes via Aalborg Universitets rekrutteringssystem, som kan tilgås under stillingsopslaget på Aalborg Universitets hjemmeside.
Aalborg Universitet ønsker at afspejle det omgivende samfund og har diversitet som en kerneværdi. Derfor opfordres alle uanset personlig baggrund og orientering til at søge stillingen.
Har du spørgsmål?
Hvis du har spørgsmål til stillingen, er du velkommen til at kontakte institutleder Lone Malmborg på telefon 99 40 99 29 eller e-mail lonemalm@create.aau.dk eller Search konsulent fra Muusmann Jan Thomsen på telefon 40 40 77 19 eller e-mail jt@muusmann.com.
Vi forventer at afholde indledende samtaler den 8. juni og opfølgende samtaler den 17. juni. Mellem de to samtaler vil der indgå DiSC-samtaler.
Øvrige informationer
Du kan læse mere om vores rekrutteringsproces her.
Ansættelsesprocessen på Aalborg Universitet kan omfatte en risikovurdering som et værktøj til at identificere potentielle risici forbundet med nyansættelser, der sikrer arbejdspladsens sikkerhed, compliance og integritet.
Løn- og ansættelsesvilkår
Løn- og ansættelsesvilkår er i henhold til overenskomst for akademikere i staten med indplacering som chefkonsulent med personaleledelse. Der er mulighed for forhandling af kvalifikationstillæg.
Der er 3 måneders gensidig prøvetid i stillingen.
Aalborg Universitet - Viden for verden
Aalborg Universitet er en international arbejdsplads med mere end 3700 ansatte. Vi udbyder virkelighedsnære uddannelser og skaber forskningsresultater i verdensklasse gennem samarbejde mellem forskere, studerende og offentlige og private virksomheder. Sådan opnås erkendelser, nye løsninger på samfundets problemer og viden, der forandrer verden. Vores hovedcampus ligger i Aalborg, men vi har også campus i Esbjerg og København.
INFORMATIONER OM STILLINGEN:
- Arbejdspladsen ligger i:
Aalborg Kommune
-Virksomheden tilbyder:
dagarbejde
-Arbejdsgiver:
Aalborg Universitet, Rendsburggade, 9000 Aalborg
-Ansøgning:
Ansøgningsfrist: 31-05-2026;
Se mere her: https://job.jobnet.dk/find-job/1e5e8f3e-8fe0-4897-9a6c-05d91c521dfe
