Sekretariatsmedarbejder til Byrådssekretariat

BEMÆRK: Ansøgningsfristen er overskredet

Brænder du for kommunal udvikling og vil du være med til at sikre, at Aalborg Byråd har de bedste rammer for at kunne udføre deres hverv? Er du skarp til administration og god til at gribe mange forskellige typer opgaver for politikere, ledelsen og kollegaer?

Så er du måske vores nye sekretariatsmedarbejder i Byrådssekretariat.

Dine arbejdsopgaver
Du bliver en del af Byrådssekretariatet, som er et lille, velfungerende og uhøjtideligt team på to medarbejdere og en kontorelev samt en del af et stærkt fællesskab med kollegaerne på Borgmesterkontoret.

Som sekretariatsmedarbejder i Byrådssekretariatet får du en forskelligartet portefølje af opgaver. Opgaverne er en god blanding af faste administrative opgaver, udviklingsopgaver og opgaver, som skal håndteres her og nu.

Arbejdsopgaverne kan være:

Sekretariatsfunktion og servicering af Aalborg Byråd. Dit team er det centrale kontaktpunkt for henvendelser fra byrådsmedlemmerne og medvirker til, at tingene kører. Det kan være i forhold til administrative funktioner såsom repræsentation, vederlag og tabt arbejdsfortjeneste
Koordinerende rolle ift. opgaverne omkring Byrådet fx kalenderstyring, temadage samt opgaver omkring konstituering og valg mv.
Administrativ nøgleperson på Borgmesterkontoret fx i forhold til opgaver indenfor ferie, kørselsgodtgørelse og barselsaftaler
Backup funktion for borgmesterens PA og ad hoc-opgaver for kommunaldirektøren efter behov fx udarbejde skriftligt materiale og håndtere aktindsigter
Modtage kontorets gæster på en professionel og imødekommende måde samt håndtere henvendelser på telefon og mail
Elevvejleder for vores kontorelev
Deltage i forskellige udviklingsopgaver på Borgmesterkontoret og repræsentant i tværgående arbejdsgrupper fx forvaltnings repræsentant i UNICEF Børnevenlig Kommune

Hvem er du?
Byrådssekretariatet sætter en ære i at medvirke til, at Aalborg Byråd har de bedst mulige rammer for at kunne udføre deres hverv, du er derfor god til at være et skridt foran.

Personligt er du:

professionel, imødekommende og har en høj grad af fortrolighed i din tilgang til arbejdet
har fokus på opgaveløsningen og bevarer roen i de situationer, hvor der kommer fart på og dagens program pludselig ændrer sig
god til at tale og samarbejde med mange forskellige slags mennesker fx borgere, virksomheder og politikere
selvstændig og ansvarsbevidst

Fagligt har du:

flair og forståelse for at arbejde og agere i en politisk ledet organisation
stærke formidlingsevner - du udtrykker dig klart både mundtligt og skriftligt
gode samarbejdsevner og erfaring med at arbejde på tværs af store organisationer
en relevant administrativ uddannelse
erfaring fra lignende stilling i det offentlige eller private vil være en fordel, men ikke et krav
erfaring med administrative IT-systemer såsom SD, eDoc er en fordel

Vi tilbyder
Vi tilbyder dig en spændende stilling, hvor ambitionerne er høje og med gode muligheder for at udvikle din rolle.

Du bliver en del af et dedikeret team og et stærkt netværk på tværs af Aalborg Kommune, som arbejder efter vores DNA ”vi udvikler os sammen”. Du får gode kollegaer med et godt socialt fællesskab med plads til højt humør og faglig fordybelse.

Dine nærmeste kollegaer bliver medarbejderne på Borgmesterkontoret, som er fordelt på tre afdelinger; Byrådssekretariatet, Kommunikation og udvikling og Aalborg Events.

Borgmesterkontoret servicerer blandt andet Aalborg Byråd, borgmesteren og kommunaldirektøren og udfører tværgående kommunikations-, event og udviklingsopgaver for Aalborg Kommune. Vi samarbejder og er i dialog med mange samarbejdspartnere både internt på tværs af kommunens forvaltninger samt eksternt.

Løn og ansættelsesforhold
Der er tale om en fast stilling på 37 timer om ugen med tiltrædelse fra onsdag den 3. januar 2024.

Du får din daglige gang på Borgmesterkontoret i forvaltningen Økonomi og Erhverv, som er placeret på Boulevarden 13, 9000 Aalborg

Løn og ansættelse sker efter gældende overenskomst mellem KL og HK Kommunal.

Der indhentes straffeattest og referencer inden endelig ansættelse.

Ansøgningsfrist
Send os din ansøgning senest torsdag d. 15. november 2023.

Vi forventer at holde samtaler den 22. november 2023. Til samtalen skal du forvente at løse en mindre skriftlig opgave, som bliver afsæt for samtalen.

Vil du vide mere?
Har du spørgsmål til stillingen, er du velkommen til at kontakte PA for borgmesteren og leder af Byrådssekretariatet Jannie Hedelund på tlf. 9931 1501.

Send ansøgning
Du sender din ansøgning ved at trykke på knappen "Send ansøgning" og udfylde den formular, som kommer frem. Det er også muligt at vedhæfte bilag som f.eks. ansøgning og CV i begrænset omfang.

I Aalborg Kommune tror vi på, at mangfoldighed skaber værdi, og vi bruger det potentiale, der ligger i forskelligheden til at løse vores kerneopgave endnu bedre. Vi behandler alle vores medarbejdere ligeværdigt, og opfordrer alle til at søge stillingen – uanset alder, køn, religion, handicap eller etnisk tilhørsforhold.

Vores arbejdsplads – kom med på en fantastisk rejse
Som medarbejder i Aalborg Kommune bliver du en del af et stærkt fællesskab, der tæller 16.000 kollegaer og som hver dag udvikler sig sammen for at skabe de bedste resultater for borgere, virksomheder og foreninger.

Vores kommune – i rivende udvikling
Aalborg vokser hvert år med flere end 1000 nye indbyggere og takket være et handlekraftigt fællesskab, der gør tingene sammen, er der de sidste årtier blevet skabt tusinder af nye arbejds- og studiepladser samt et rigt kultur- og fritidsliv.