BEMÆRK: Ansøgningsfristen er overskredet
Kan du sætte rammen for den videre udvikling af hele det administrative område på et stort institut med mange interessenter og samarbejdspartnere? Ved Klinisk Institut på Aalborg Universitet er en stilling som sekretariatschef ledig til besættelse fra 1. januar 2024 eller snarest derefter.
Klinisk Institut ved Det sundhedsvidenskabelig Fakultet (SUND) blev oprettet 1. januar 2013. Klinisk Institut har et tæt og formaliseret samarbejde med Aalborg Universitetshospital, Regionshospitalet i Hjørring, psykiatrien, almen praksis og speciallægepraksis i Region Nordjylland. Denne nære forbindelse udgør en spændende og fagligt udfordrende ramme for alle instituttets medarbejdere, og gør, at instituttets medarbejdere og ledelse skal overskue og adskille såvel de universitære og i mange tilfælde også de hospitalsmæssige forhold. Dette gælder i høj grad også vores nye sekretariatschef, som med sikker hånd skal lede sekretariatets fortsatte udvikling.
En spændende ledelsesopgave
I takt med instituttets øgede aktiviteter skal du sikre, at sekretariatet via høj faglighed, kvalitet og effektivitet bidrager til, at der skabes de bedst mulige rammer for instituttets kerneopgaver, hhv. uddannelse, forskning og videnssamarbejde. Som sekretariatschef er du en del af instituttets ledergruppe og du kommer til at indgå i et tæt samarbejde med den øvrige institutledelse om udvikling og drift af Klinisk Institut.
Sekretariatet tæller p.t i alt 33 dedikerede medarbejdere, hvoraf en del er placeret i teams i selve sekretariatet og en del er tilknyttet forskningscentre på AAUs campus Aalborg og København. Sekretariatet supporterer instituttet bredt og udfører en række opgaver i relation til undervisning og forskning, økonomistyring, projektstyring, HR, samt internt og eksternt samarbejde omkring innovation, markedsføring, kommunikation og funding.
Primo 2023 flyttede instituttets sekretariat sammen med SUND Fakultetets ledelse og Institut for Medicin og Sundhedsteknologi til den nybyggede fælles fakultetsbygning AAU SUND ved siden af Nyt Aalborg Universitetshospital. Sammen med SUNDs øvrige administrative chefer og vores samarbejdspartnere i AAU Fælles Service forventes du som sekretariatschef at bidrage til sammenhængskraften i og udviklingen af den samlede administrative organisation på Aalborg Universitet, ligesom du er en væsentlig aktør ift. implementering af universitetets strategi Viden for Verden 2022-2026 og SUND Vision 2030.
Som vores nye sekretariatschef får du en central position med ledelse opad, nedad, udad og på tværs. Din berøringsflade bliver stor, og du får et spændende og udviklende job med stor selvstændighed og afveksling i et institut i konstant udvikling og forandring.
Din rolle
Det bliver din grundlæggende opgave at stå i spidsen for et sekretariat, hvor arbejdsglæde, samarbejde og trivsel omsættes i effektive løsninger og professionel servicering af instituttet og dets samarbejdspartnere. Instituttet har oplevet stor vækst, hvorfor der naturligt vil være en opgave i fortsat at videreudvikle og klargøre processer, opgaveflow samt -organisering. Således skal du bl.a.:
- Yde ledelsesstøtte og -sparring til institutlederen og instituttets ledelsesgruppe
- Identificere, tilrettelægge og implementere strategiske udviklingsopgaver i sekretariatet
- Etablere effektive sagsgange og processer i sekretariatet, hvor der er et tæt og udviklende samarbejde imellem medarbejderne og interne samarbejdspartnere på universitetet og på Aalborg Universitetshospital
- Sikre videreudviklingen af den teambaserede arbejdsform i sekretariatet
- Understøtte og facilitere kompetenceudviklingen af den administrative personalegruppe
- Skabe et fortsat attraktivt og udviklende arbejdsmiljø med stor arbejdsglæde
- Indgå i udviklings- og erfaringsgrupper på fakultets- og universitetsniveau
Læs mere her om Aalborg Universitets beskrivelse af "God ledelse af institutsekretariaterne".
Det skal du kunne
Først og fremmest forventer vi, at du er en dygtig leder, som motiveres af at udvikle mennesker og deres samarbejde. Du har en relevant videregående uddannelse, gerne en supplerende ledelsesmæssig uddannelse, og du har erfaring med personaleledelse, forandringsledelse og opbygning af teams. Rollen indebærer, at du både kan agere på strategisk niveau og lede operationelt på det administrative niveau.
I forhold til din erfaring forventer vi, at du har
- Arbejdserfaring fra et administrativt miljø, som understøtter en kompleks organisation med videns arbejdere ansat. Ideelt set har du indsigt i området for videregående uddannelser
- Dokumenteret ledelseserfaring i forhold til personaleledelse fra en større offentlig virksomhed
- Blik for at drive et moderne sekretariat, herunder f.eks. øget brug af digitale løsninger i det administrative arbejde
- Interesse og forståelse for økonomi og administration, samt for at skabe effektive arbejdsprocesser
- Blik for helheden og evne til at skabe sammenhænge på tværs, både i forhold til drift og udvikling
På det personlige plan forventer vi, at du
- Evner at udvikle medarbejdere og fastholde engagement og trivsel via inddragende personaleledelse samt stor synlighed og tilgængelighed i hverdagen
- Fremmer en serviceminded kultur, hvor vi hjælper hinanden og arbejder sammen om fælles mål
- Har gode kommunikative kompetencer og inviterer til samarbejde og dialog med forskellige aktører internt såvel som eksternt
- Har personlig integritet og evner at sætte dig ind i andres situation og problemstilling.
Om Klinisk Institut
Klinisk Institut bedriver forskning og undervisning inden for de kliniske specialer, som også findes på hospitalerne, og forskningen er struktureret i de samme forskningsenheder, som hospitalerne anvender. instituttet har således tilknyttet cirka 40 forskningsenheder med hvert deres lægefaglige speciale. Endvidere har instituttet tilknyttet en række andre forskningcentre: Dansk Center for Sundhedstjenesteforskning, Center for Almen Medicin, Center for Præhospital og Akut Forskning, Center for Klinisk Forskning Regionshospital Hjørring, Forskningsenheden for Klinisk Sygepleje, og Center for RNA Medicine samt Grundforskningscenter for Molecular Prediction of Inflammatory Bowel Disease (PREDICT). De sidste 2 centre er beliggende på AAUs campus København.
Klinisk Instituts placering i tæt forbindelse med Nyt Aalborg Universitetshospital skaber et stærkt og dynamisk forsknings- og undervisningsmiljø, hvor husets brugere har rig mulighed for at indgå i tværfagligt samarbejde og udveksle erfaringer og forskningsresultater. Ud over hovedarbejdspladsen i Aalborg har instituttet aktiviteter i hele Region Nordjylland og i København
Hvis du vil vide mere om stillingens indhold, er du velkommen til at kontakte Institutleder Sten Rasmussen på 2552 0462/institutleder@dcm.aau.dk, eller direktør Jan Thomsen, Ramsdal Executive på 4040 7719/mail: jth@ramsdalgruppen.dk)
Vilkår og proces
Ansættelse og aflønning iht. overenskomst for akademikere i staten med indplacering som chefkonsulent med personaleansvar. Der er mulighed for forhandling af kvalifikationstillæg. Der er 3 måneders gensidig prøvetid i stillingen.
Aalborg Universitet skal modtage din ansøgning elektronisk vedhæftet CV, eksamensbevis og anden relevant dokumentation. Åbn linket "søg stillingen online" og udfyld ansøgningsformularen. Ansøgningsfristen er 22.10.2023. Ansøgere bedes bemærke tidsplanen efter hvilken vi gennemfører første samtale 09.11.2023 og anden samtale d. 16.11.2023.
AAU ønsker at afspejle det omgivende samfund og har diversitet som en kerneværdi. Derfor opfordres alle uanset personlig baggrund og orientering til at søge stillingen.
Denne jobannonce blev oprindeligt opslået på https://www.ofir.dk/
(Den originale annonce kan ses på: https://www.ofir.dk/showojob?ofirid=2358031)
INFORMATIONER OM STILLINGEN:
- Arbejdspladsen ligger i:
Aalborg Kommune
-Virksomheden tilbyder:
-Arbejdsgiver:
Aalborg Universitet, Fredrik Bajers Vej, 9220 Aalborg Øst
-Ansøgning:
Ansøgningsfrist: 23-10-2023; - ansøgningsfristen er overskredet
Se mere her: https://job.jobnet.dk/CV/FindWork/Details/5911043
