BEMÆRK: Ansøgningsfristen er overskredet
Du har nu mulighed for at søge en usædvanligt spændende og udfordrende stilling som chefsekretær for Aalborg Universitets rektor. Her vil du få mulighed for at bringe din erfaring med avanceret kalendergymnastik og dine stærke administrative kompetencer i spil. Du bliver en nøgleperson i Rektorsekretariatet, og vi glæder os til at få dig med ombord.
Som chefsekretær for rektor bliver du i tæt samarbejde med den strategiske chefrådgiver rektors daglige administrative koordinator. Din vigtigste opgave bliver at servicere rektor og sikre, at alle detaljer for dagens aktiviteter er på plads. Du får ansvar for kalenderstyring og mødeplanlægning, ligesom du bliver tovholder for praktisk planlægning af møder i universitetets direktion.
Du skal fungere som bindeled for henvendelser til rektor og den resterende topledelse, hvorfor stillingen forudsætter politisk tæft og evne til rettidig omhu. Det er nødvendigt, at du arbejder professionelt med stor detaljeorientering og en udpræget sans for kvalitet. Stillingen indebærer tæt samarbejde med både ledelse og kolleger; du må således kunne håndtere fortrolighed også i en travl hverdag i et kontorlandskab. Som rektors sekretær er man omdrejningspunkt for hele Rektorsekretariatet; fleksibilitet og imødekommenhed kombineret med personlig robusthed er derfor en absolut nødvendig.
Der søges kort sagt en ambitiøs og resultatorienteret chefsekretær, som vil være interesseret i at yde sit bedste for at sikre, at universitetets rektor og topledelse får de optimale betingelser for at løse deres opgaver til gavn for hele organisationen. Du kommer til at få en udfordrende og spændende hverdag, hvor du får mulighed for at udvikle dig og bruge alle dine talenter.
Dine opgaver:
Du bliver en del af et team af chefsekretærer, der alle arbejder med betjening af topledere. I dagligdagen får du derfor glæde af tæt kollegial hjælp og sparring samt konstant udvikling af dine kompetencer.
Arbejdsopgaverne spænder bredt – nogle er selvstændige opgaver, andre løses i samarbejde med kollegaer i Rektorsekretariatet.
Den langt største opgave er kalenderstyring og mødeplanlægning for rektor. Det drejer sig om et meget stort antal møder på universitetet, men også om rektors deltagelse i møder i ministerier og styrelser, deltagelse i bestyrelser, udvalg og delegationer, udlandsrejser m.m.
Andre opgaver vil være:
- Mødeplanlægning og koordinering for direktionen
- Bestilling af mødelokaler og forplejning
- Koordinering af officielle besøg, fx ambassadører eller ministre
- Koordinering af delegationsbesøg for rektoratet
- Lægge materialer i dagsordensprogrammet First Agenda
- Rejsebestilling for rektor
Dine kvalifikationer:
- Du har erfaring fra en lignende stilling i enten en offentlig eller stor privat virksomhed
- Du behersker kalender- og mødehåndtering på meget højt niveau
- Du har en relevant uddannelsesmæssig baggrund, fx som professionsbachelor eller en kontoruddannelse
- Du har politisk tæft og diplomatisk sans
- Du skriver et fejlfrit dansk
- Du behersker engelsk i skrift og tale
- Du har indgående kendskab til IT-værktøjer, herunder Microsoft Office-pakken
Vi lægger vægt på, at:
- Du er resultatorienteret og sætter en ære i at løse alle opgaver bedst muligt
- Du kan skifte mellem en proaktiv og reaktiv rolle i din tilgang til opgaver og service, herunder formå at finde en god balance mellem at træffe selvstændige beslutninger og afklare beslutninger med dine chefer
- Du kan lide en varieret hverdag og trives med fleksibilitet i forhold til arbejdstid
- Du har gode kommunikations-, koordinerings- og samarbejdsevner
- Du har overblik, er kvalitetsbevidst og arbejder systematisk med øje for detaljen
- Du er robust og serviceminded, også når der er travlt
- Du evner at prioritere opgaver i en stilling med mange deadlines
Hvem er vi?
Rektorsekretariatet består af 24 medarbejdere, der løser opgaver inden for strategi, ledelsesstøtte, rådgivning og sagshåndtering på det øverste ledelsesmæssige niveau og på tværs af Aalborg Universitet. Vi har et stærkt kollegaskab med et tæt samarbejde i sekretariatet, der er præget af en professionel tilgang og et fælles mål om høj kvalitet og god service over for ledelsen og samarbejdspartnere.
Du vil således få et godt arbejdsmiljø og udfordrende opgaver, hvor du kan gøre en forskel. Du vil få en bred kontaktflade på AAU, ligesom du vil få mulighed for at arbejde selvstændigt med dine opgaver såvel som i et samarbejde med kolleger. Det er vigtigt, at Rektorsekretariatets medarbejdere alle bidrager til den løbende opgaveløsning med hver deres særlige blik på opgaverne. Derfor ser vi det som en styrke, hvis vi ikke allesammen ligner hinanden på parametre som køn, alder, færdigheder, interesser, uddannelsesmæssig baggrund og erhvervserfaring.
Udover spændende opgaver og et godt fagligt og socialt kollegaskab tilbyder vi bl.a. betalt frokostpause, frugtordning og hyggelige fællesarrangementer. Der er mulighed for hjemmearbejde, når det er foreneligt med opgaverne.
Særligt for denne stilling gælder, at du bliver en del af forkontoret, der består af to andre chefsekretærer, en bestyrelsessekretær, en fleksjobber og en række studentermedhjælpere. Forkontoret ledes af en kontorchef, som du vil få tæt faglig sparring med.
Løn og ansættelse
Vi tilbyder dig en fuldtidsstilling (37 timer ugentligt) med løn og ansættelsesvilkår iht. gældende overenskomst i staten. Der er tale om en stilling med høje krav og et stort ansvar, hvilket vil afspejles i lønniveauet.
Der er tre måneders gensidig prøvetid i stillingen.
Der er ansøgningsfrist 2. januar 2024. Vi forventer at afholde samtaler i uge 2. Eventuel 2. samtale forventes afholdt 16. eller 17. januar. Vi forbeholder os ret til at indhente referencer efter 1. samtale, men kun efter forudgående aftale med dig.
Forventet tiltrædelse er 1. marts eller snarest muligt.
Er du interesseret i at høre mere om stillingen, er du velkommen til at kontakte kontorchef Lise Thorup-Pedersen (4052 3452, ltp@adm.aau.dk) eller vicedirektør Katrine Vasegaard (6196 7555, kvas@adm.aau.dk).
Aalborg Universitet skal modtage din ansøgning elektronisk vedhæftet CV, eksamensbevis og anden relevant dokumentation. Åbn linket"søg stillingen online" og udfyld ansøgningsformularen.
AAU ønsker at afspejle det omgivende samfund og har diversitet som en kerneværdi. Derfor opfordres alle uanset personlig baggrund og orientering til at søge stillingen.
INFORMATIONER OM STILLINGEN:
- Arbejdspladsen ligger i:
Aalborg Kommune
-Virksomheden tilbyder:
-Arbejdsgiver:
Aalborg Universitet, FRB7K, Fredrik Bajers Vej, 9220 Aalborg Øst
-Ansøgning:
Ansøgningsfrist: 02-01-2024; - ansøgningsfristen er overskredet
Se mere her: https://job.jobnet.dk/CV/FindWork/Details/5956575
