BEMÆRK: Ansøgningsfristen er overskredet
Vi søger en fælles afdelingssekretær, der skal varetage opgaver for både for NFC og Missionssekretariatet, der er forankret på Aalborg Universitet (AAU). Stillingen indeholder både fagligt krævende opgaver og opgaver af mere praktisk karakter. Faste opgaver i stillingen er koordinering og planlægning af aktiviteter, mødeforberedelse, lokalebooking, håndtering af rejseaktivitet og andre klassiske sekretæropgaver. Derudover er der ad hoc-opgaver, der kan opstå med kort varsel. Afhængig af dine kompetencer og interesser forventes du også at indgå i forskellige tværgående aktiviteter. Du skal kunne veksle mellem de faste opgaver og opgaver, der kræver hurtig omstilling. Det er afgørende, at du har fokus på effektiv service, et højt kvalitetsniveau og at du kan etablere positive relationer internt og eksternt.
Jobbeskrivelse
Der er tale om en fuldtidsstilling på 37 timer/ugen.
Arbejdsstedet er i Aalborg på AAU Innovate, Thomas Manns vej 25.
Stillingen er forankret på i Forskningsservice på AAU, men opgaverne vil være fordelt ligeligt mellem Misionssekretariatet, der hører til Forskningsservice og NFC. Samlet indeholder de to enheder ca. 10 årsværk, men begge afdelinger er under opbygning, så dette tal forventes at vokse.
Dine primære opgaver:
- Koordinering af tværgående aktiviteter og projekter i begge afdelinger
- Planlægning og forberedelse af møder og events, herunder lokalebooking og bestilling af forplejning mm.
- Bestilling af rejser, udarbejdelse af rejseafregninger mm.
- Udarbejdelse af stillingsopslag, modtagelse af nye medarbejdere, onboarding mv.
- Håndtering af ad hoc-opgaver, fx kvalitetssikring af mødemateriale, præsentationer mv.
- Referatskrivning og korrekturlæsning
- Betjening af funktionspostkasser
- Opdatering af afdelingernes hjemmesider
- At være forbindelsesofficer til andre afdelinger på universitetet og til eksterne samarbejdspartnere.
Den foretrukne ansøger:
- Har erfaring med kontoradministration, og gerne en lignende stilling
- Er serviceorienteret og byder ind med hjælp og viden til begge afdelinger
- Er initiativrig og handlingsorienteret
- Er god til at formulere sig på dansk og engelsk, både skriftligt og mundtligt
- Har en helhedsorienteret organisations- og ledelsesforståelse
- Er it-kompetent, kendskab til AAU’s it-systemer vil være en fordel
- Er god til at opbygge positive relationer
- Er glad for at arbejde selvstændigt
- Besidder personlig integritet
- Har evnen til at bevare ro og overblik
- Kan også lide det administrative rugbrødsarbejde
Vi sætter pris på stor arbejdskapacitet, god humor og en positiv livsindstilling. Vi værner om den faglige kvalitet og arbejder effektivt, men husker også hinanden på, at der er andet i livet end arbejde.
Om Nationalt Forsvarsteknologisk Center(NFC)
Nationalt Forsvarsteknologisk Center er et fælles initiativ med deltagelse af alle landets otte universiteter samt de fem Godkendte Teknologiske Serviceinstitutter(GTS-institutter) FORCE Technology, Alexandra Instituttet, Teknologisk Institut, Danmarks Nationale Metrologiinstitut og Dansk Brand- og Sikringsteknisk Institut. Pr. 15.09.2023 er de sidste to GTS-institutter: Dansk Hydraulisk Institut og Bioneer også kommet med i kredsen, så NFC nu repræsenterer en samlet dansk forskningssektor.
Hensigten er, at Nationalt Forsvarsteknologisk Center bidrager til et kritisk teknologisk løft af Forsvaret og dansk forsvarsindustri gennem interdisciplinære partnerskaber, der samtænker
teknologisk innovation med civile, militære, politiske og økonomiske hensyn, samt at gøre Danmark til en signifikant international vidensaktør inden for forsvars- og sikkerhedsteknologi.
Læs mere om NFC og vores grundlag her: https://www.nfc.aau.dk/
Om Missionssekretariatet i Forskningsservice
Missionssekretariatet er sat i verden for at understøtte AAU’s mål om at være anerkendt som et missionsdrevet universitet i 2026. I den nye strategi lyder det:
”Med Viden for verden 2022-26 vil vi være et missionsdrevet universitet. Det betyder, at vi byder ind i de store missioner som de globale udfordringer og en bæredygtig udvikling fordrer. Vi vil i den næste strategiperiode arbejde med, hvordan vi udvikler os som et missionsdrevet universitet.”
Læs mere om at være et missionsdrevet universitet her:
https://www.forskningsservice.aau.dk/aau-missionssekretariat
https://www.tech.aau.dk/missionsdrevet-forskning-med-aau-briller-n23335
Kontakt
Hvis du har spørgsmål om stillingen, er du velkommen til at kontakte Afdelingschef og mission officer Niels Bech Lukassen, telefon 61967436 eller mail:nielsbl@adm.aau.dk eller
Stabschef NFC Anders Asdal Andersen, telefon 99403896, eller mail:anan@adm.aau.dk
Stillingen ønskes besat d. 1. december 2023 eller snarest derefter.
Der forventes samtaler i uge 43 2023.Løn og ansættelsesvilkår
Ansættelse og aflønning iht. gældende overenskomst i staten, herunder OAO-fællesoverenskomsten. Der er mulighed for forhandling af kvalifikationstillæg.
Der er 3 måneders gensidig prøvetid i stillingen.
Aalborg Universitet skal modtage din ansøgning elektronisk vedhæftet CV, eksamensbevis og anden relevant dokumentation. Åbn linket"søg stillingen online" og udfyld ansøgningsformularen.
AAU ønsker at afspejle det omgivende samfund og har diversitet som en kerneværdi. Derfor opfordres alle uanset personlig baggrund og orientering til at søge stillingen.
INFORMATIONER OM STILLINGEN:
- Arbejdspladsen ligger i:
Aalborg Kommune
-Virksomheden tilbyder:
-Arbejdsgiver:
Aalborg Universitet, KST1, Kroghstræde, 9220 Aalborg Øst
-Ansøgning:
Ansøgningsfrist: 22-10-2023; - ansøgningsfristen er overskredet
Se mere her: https://job.jobnet.dk/CV/FindWork/Details/5919723
